Samenvatting
Informatie over het proces van aanvragen en organiseren werken in het buitenland.
null
Inhoudsopgave
Reisbeleid
Medewerkers en studenten van Wageningen University & Research maken voor de uitvoering van hun werkzaamheden, of als onderdeel van hun studie, reizen in binnen- en buitenland. In het reisbeleid van WUR worden de kaders weergegeven die gelden bij dergelijke reizen.
Het beleidsmatige uitgangspunt van WUR rond (hybride of remote) werken vanuit het buitenland is: hybride of remote werken vanuit het buitenland is geen recht en ook geen plicht.
Proces van aanvragen en toestemming voor reizen en werken in het buitenland
Er is altijd vooraf toestemming nodig voordat gereisd kan worden!
- Voor dienstreizen (bijvoorbeeld congresbezoek) maak je afspraken met je leidinggevende.
- Voor het werken in het buitenland is meer nodig dan toestemming van de leidinggevende.
Er is verplicht aanvraagproces waarbij het team Working Abroad Services adviseert. Het digitale proces verloopt via MyHR en wordt gestart door de leidinggevende.
Er zijn 3 mogelijkheden:
- de medewerker wil gaan werken in het buitenland, periode korter dan 3 maanden
- de medewerker wil gaan werken in het buitenland, periode tussen 3 en 12 maanden
- een nieuwe medewerker wordt geworven vanuit het buitenland en komt niet / niet direct in Nederland wonen/werken
Uitleg over de stappen die je doorloopt in het aanvraagproces vind je hier. Houdt rekening met een doorlooptijd van dit aanvraagproces, en start de aanvraag 3 maanden voorafgaand aan de voorgenomen reisdatum/ startdatum.
Reizen naar risicovolle gebieden
Als je reist naar landen/gebieden waarvoor een verhoogd of aanwijsbaar veiligheidsrisico (code geel, rood of oranje) geldt, moet je vooraf schriftelijk toestemming vragen aan de directie van je kenniseenheid of het organisatieonderdeel.
De kleurcodes per land en regio vind je op de overheidssite nederlandwereldwijd.nl.
Uitleg over de procedure voor toestemming voor reizen naar risicovolle gebieden vind je hier. Ook het aanvraagformulier toestemming voor reizen naar risicovolle gebieden kan je daar vinden als bijlage.
Voorbereiding van de reis: gezondheid
WUR beveelt aan om deze sites te bezoeken voorafgaand aan een buitenlandreis:
- De site van de overheid: Nederland Wereldwijd
- De site van het Kennissysteem Infectieziekten en Arbeid (KIZA)
Van een medewerker die gaat reizen, wordt verwacht dat deze zich laat vaccineren volgens de adviezen die gelden voor de regio van bestemming. WUR vergoedt de kosten van vaccinaties tegen ziektes waaraan je tijdens je buitenlandreis blootgesteld kunt worden.
Een medewerker kan niet worden verplicht zich te laten vaccineren. Een werkgever (lees: directeur bedrijfsvoering) kan betrokkene wel (tijdelijk) verbieden bepaalde risicovolle of risicovormende werkzaamheden te verrichten, of: verbieden te reizen naar een regio waarvoor de vaccinaties geadviseerd worden.
Het boeken van een reis
WUR werkt met Diversity Travel als verplichte reisagent voor het boeken van je reis. Klik in Teams op Viva Connections en klik op de applicatie DiversityTravel om het programma te starten.
Meer informatie vind je in het WUR Supportportaal onder Faciliteiten -> Reizen -> reizen buitenland. [link]
Praktische zaken:
Reisverzekering en ziektekostenverzekering
WUR heeft een adequate collectieve reisongevallen- en bagageverzekering, inclusief een aanvullende molestverzekering voor gebieden met een verhoogd of aanwijsbaar veiligheidsrisico afgesloten t.b.v. de reizigers. De reisverzekering geldt voor een verblijf tot 550 aaneengesloten dagen en er kan een aanvullende verzekering worden afgesloten voor risicovolle activiteiten. Degenen die niet collectief zijn verzekerd via het WUR pakket zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij voldoende verzekerd zijn voor het betreffende gebied. Voor meer informatie neem je contact op met ServiceDesk Facilities.
Telefoon en internet
Aanbevelingen voor wat je kunt doen als je netwerkproblemen ervaart met je WUR mobiele telefoon in het buitenland vind je hier.
Tips en adviezen voor internet buiten Europa vind je hier.
Onkosten en vergoedingen
Voor het declareren van reis- en overige zakelijke onkosten maak je gebruik van MyeXPense. Dit systeem gebruik je voor uitsluitend zakelijke dienstreizen en zakelijke onkosten. Je start MyeXPense via Teams > Viva Connections > MyeXPense.
In MyeXPense declareer je alleen werkelijk gemaakte kosten, zoals uitgaven voor diners, lunches, taxikosten en vergelijkbare zakelijke uitgaven. Deze kosten moeten altijd worden onderbouwd met een bon of factuur. Bij kosten van €1.000 of hoger per bon is daarnaast ook een betaalbewijs verplicht (bijvoorbeeld een creditcard- of bankafschrift).
Niet alle kosten komen in aanmerking voor declaratie. Woon-werkverkeer declareer je niet in MyeXPense, maar via MyHR in Viva Connections. Fooien mogen in principe niet worden gedeclareerd, met uitzondering van dienstreizen naar de VS, Canada en Mexico; daar is een fooi toegestaan tot maximaal 20% van de maaltijdkosten. Reizen met de NS Business Card declareer je niet zelf, omdat deze kosten rechtstreeks door NS aan WUR worden gefactureerd.
Voor buitenlandse dienstreizen gelden vaste maximumvergoedingen. WUR volgt hierbij de DSA-lijst (Daily Subsistence Allowance) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Deze lijst bevat maximumbedragen voor logies, ontbijt, lunch en diner en is opgenomen in MyeXPense. Er geldt altijd een maximumbedrag dat je vergoed kunt krijgen.
Kosten voor een buitenlandse dienstreis declareer je eveneens in MyeXPense, en ook hier geldt dat alleen de daadwerkelijk gemaakte uitgaven vergoed worden. In de Uitvoeringsregeling Dienstreizen staat beschreven welke kosten declarabel zijn en aan welke voorwaarden zij moeten voldoen. Deze regeling maakt onderdeel uit van de CAO WR.
Hotels boek je bij voorkeur via de reisagent. Is dit niet mogelijk, dan kun je overnachtingskosten op dezelfde manier declareren als andere onkosten, bijvoorbeeld wanneer een hotelovernachting onderdeel is van een congresbezoek.
Reis je minimaal drie keer per jaar naar het buitenland voor werk, dan kun je in aanmerking komen voor een Business Travel Card van ING. Dit is een zakelijke creditcard die is gekoppeld aan je privérekening en bedoeld is voor zakelijke reisuitgaven.
Meer informatie over onkosten, vergoedingen en dienstreizen vind je hier.
Grenswerkers / Internationale medewerkers: Kaderovereenkomst telewerken
Voor een medewerker die buiten Nederland woont en ook werkt, geldt de Basisregel Sociale Zekerheid. Wanneer je meer dan 25% in je woonland werkt, ben je in je woonland sociaal verzekerd (dus niet in Nederland; het land waar de werkgever is gevestigd) sociaal verzekerd.
Meer informatie over de persoonlijke gevolgen vind je op de overheidspagina grensinfopunt.
Meer informatie over hoe binnen WUR afspraken over telewerken worden vastgelegd vind je in dit kennisartikel.